DariBerita.Com Kumpulan Berita dan Informasi Bisnis, Wirausaha, Marketing dan Teknologi
Minutes of Meeting (MoM) merupakan salah satu hal yang sangat penting ketika akan melakukan sebuah rapat. Bagi Anda yang bekerja kantoran mungkin sudah tidak asing dengan istilah in. Dalam MoM atau notulen akan menjelaskan apa saja yang telah di bahas dan kesimpulan setelah rapat.
Bagi Anda yang baru terjun di dunia perkantoran mungkin masih awam dan belum tahu tentang MoM. Nah, pada kesempatan kali ini, kami akan memberikan informasi tentang MoM yang meliputi pengertian, jenis, dan panduan membuatnya lengkap.
Daftar Konten
Pengertian Minutes of Meeting
Minutes of meeting adalah catatan terperinci yang fungsinya sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah konferensi atau rapat. Menulis MOM ini bukanlah hal yang mudah, orang yang belum berpengalaman akan kesulitan dalam membuat catatan rapat ini. Dalam menulis MoM harus detail dan akurat karena merupakan sebuah catatan resmi yang diperlukan perusahaan, entah untuk menghitung laba usaha atau berbagai planing kedepan.
Menurut CFI, minutes of meeting adalah catatan yang merekam semua poin penting selama rapat berjalan. Catatan ini berisi tentang topik apa saja yang dibahas dalam rapat, ide yang diusulkan, beserta dengan kesimpulan yang bisa diambil dari sebuah rapat.
Setelah rapat selesai dilakukan, catatan ini akan dibagikan ke semua anggota yang sudah mengikuti rapat tersebut supaya mereka tetap ingat poin-poin penting yang telah dibahas. Jadi bisa disimpulkan bahwa MOM ini sangat bagi para anggota yang ikut rapat untuk mempermudah mengingat poin-poin yang telah dibahas dalam rapat.
Jenis-Jenis Minutes of Meeting
Setelah Anda mengetahui pengertian atau apa itu MoM, selanjutnya Anda juga harus tahu jenis-jenis dari minutes of meeting. Jenis-jenis MoM ini bisa berbeda tergantung dari fungsi atau peruntukannya. Berikut jenis-jenis MoM yang harus Anda ketahui.
1. MoM untuk Rapat Formal
Catatan MoM dalam rapat formal ini biasanya dibuat dengan lebih terstruktur. Selain itu catatan tersebut juga dibuat dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baku, baik dan benar. Contoh rapat formal yang dimaksud adalah RUPS, rapat tahunan, dan sejenisnya.
2. Minutes of Meeting Untuk Rapat Informal
Selain catatan rapat formal, ada juga MoM untuk rapat informal. Catatan rapat jenis ini biasanya lebih santai dan tidak mempunyai struktur yang baku. Namun meskipun begitu kejelasan atau isi dari catatan harus tetap terjaga. Contoh rapat jenis ini adalah rapat tim internal, rapat harian, dan sejenisnya.
Cara Membuat Minutes of Meeting
Untuk membuat MoM, kita membutuhkan kemampuan penulisan dan menyimak yang baik. Berikut beberapa tips dan cara membuat minutes of meeting yang harus Anda ketahui. Silahkan ikuti langkah-langkah berikut ini.
1. Sebelum Meeting
Hal pertama yang harus Anda lakukan untuk membuat Minutes of Meeting adalah melakukan persiapan untuk agenda rapat. Pastikan Anda sudah membuat daftar materai apa saja yang ingin di bahas serta tujuan dari rapat tersebut. Silahkan tanyakan ke pihak-pihak yang berkepentingan akan hal ini.
Ada harus mempersiapkan format MoM yang baik. Biasanya MoM mempunyai poin-poin penting tertentu yang bersifat tentatif dan bisa di sesuaikan dengan situasi. Berikut format MoM yang umum:
- Nama dan tujuan rapat
- Waktu, tanggal, dan lokasi rapat
- Daftar undangan peserta rapat
- Hasil rapat sebelumnya (berhubungan dengan materi)
- Keputusan-keputusan yang telah diambil
- Daftar tindakan yang akan atau telah dilakukan
- Hasil voting (jika ada)
- Waktu, tanggal, dan lokasi rapat berikutnya
Selain itu, Anda juga harus mempersiapkan outline MoM. Outline ini terkait daftar urut sesuai dengan agenda rapat yang akan berlangsung. Hal ini akan mempercepat proses pencatatan nantinya.
2. Selama Meeting
Langkah berikutnya yang harus Anda lakukan ketika di tengah meeting adalah membaca ulang MoM di rapat sebelumnya. Ini penting untuk mengecek ulang dan melihat progress yang terjadi antara rapat sebelumnya dengan rapat yang akan berlangsung.
Ketika berada dalam meeting, jangan mencatat kata per kata karena akan sangat tidak efektif. Silahkan catat poin-poin penting dari setiap pembicaraan saja. Pada tahap ini Anda harus memahami materi rapat tersebut supaya bisa mengambil poin utamanya.
Bukan cuma itu saja, saat meeting Anda juga tidak boleh memasukkan informasi sembarangan. Pastikan hanya informasi yang penting saja yang masuk ke dalam MoM. Untuk caranya sendiri, Anda bisa memastikan kembali poin utama kepada teman atau kolega Anda. MoM ini sebaiknya ringkas, jelas, dan padat.
3. Setelah Meeting
Langkah terakhir dalam membuat Minutes of Meeting adalah membacakan dan membagikan MoM ke semua peserta rapat setelah rapat tersebut selesai. Hal ini di lakukan supaya MoM tersebut bisa di kaji kembali dan revisi bersama-sama, Anda bisa membagikan hasil MoM dalam bentuk fotokopi atau bisa juga lewat email.
Jangan lupa juga untuk melakukan follow up ke semua anggota rapat. Hal ini di lakukan untuk memastikan semua peserta rapat memahami tugas-tugas yang harus mereka kerjakan sesuai dengan posisi di kantor.
Nah itulah tadi pengertian minutes of meeting beserta jenis-jenis dan cara membuat MoM lengkap. Bagi Anda yang bingung bagaimana cara membuatnya, silahkan ikuti langkah-langkah yang kami bagikan di atas.
